encyklopedia przedsiebiorcy 6 korzystnie rozliczamy koszty, twoja firma
[ Pobierz całość w formacie PDF ]
Partner strategiczny
małego przedsiębiorcy
6
Korzystnie
rozliczamy koszty
❚
Rozliczaniewydatkówprzedsiębiorców
Co jest, a co nie jest kosztem
Jakie są zasady księgowania kosztów
Jakich wydatków nie zaliczamy do kosztów
❚
Jakkorzystniedokonywaćodpisów
Co podlega, a co nie podlega amortyzacji
Jak rozliczać samochód w irmie
Wydatki na siedzibę irmy
❚
Jakrozliczyćkosztyinansowe
Rozliczanie wynagrodzeń
Wydatki na reprezentację i reklamę
Rozliczanie podróży służbowych
Wydatki na dokształcanie, zakup literatury i inne
Wnastępnymzeszycie
16października2008r.
❚
Zatrudniamy pracowników
Nowa encyklopedia
INNE PODEJŚCIE DO USŁUG:
Wojciech Żywny
Nauczyciel Fryderyka Chopina
Wielki sukces potrzebuje solidnego wsparcia: usługi serwisowe HP Care Pack. Usługi serwisowe
HP Care Pack do serwerów pozwalają zoptymalizować operacje technologiczne, zminimalizować
ryzyko, zwiększyć wydajność i poprawić wyniki fi nansowe. Fachowe doradztwo w zakresie
wyboru optymalnego rozwiązania, sprawniejsze wdrożenie i wsparcie serwisowe przez cały
okres eksploatacji umożliwiają klientom szybsze osiągnięcie zwrotów z inwestycji w środowisko
informatyczne. Dzięki temu mogą skoncentrować się na realizacji założonej strategii biznesowej.
Wsparcie w osiąganiu lepszych wyników biznesowych.
www.hp.pl/care_pack
© 2008 Hewlett-Packard Development Company, L.P.
Korzystnie rozliczamy koszty
3
1
Rozliczanie wydatków przedsiębiorców
Co jest, a co nie jest kosztem podatkowym
Pojęcie kosztów uzyskania przychodów reguluje art. 22 ust.1
ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Stanowi on, że kosz-
tami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przy-
chodów lub zachowania, albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjąt-
kiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.
nia się lub może przyczynić się do po-
wstania przychodu. Oznacza to, że jeże-
li podatnik poniósł pewne nakłady, spo-
dziewając się w efekcie określonych
wpływów, to nawet gdy te nie zostały
później uzyskane, wydatki te stanowią
koszt podatkowy. Kosztem podatkowym
są także te wydatki, które zmierzają do
zachowania albo zabezpieczenia źródła
przychodów. Kosztami zachowania i za-
bezpieczenia źródła przychodów mogą
być np. wydatki na szkolenie pracowni-
ków, na windykację należności, na do-
radztwo prawne i finansowe, odszkodo-
wanie za rozwiązanie niekorzystnej
umowy itp. O przydatności oraz racjo-
nalności wydatków decyduje podatnik,
uwzględniając także ryzyko gospodarcze
swojej działalności (WSA w Warszawie
z 23 lipca 2004 r., sygn. akt III SA
949/03).
W przypadku niektórych przycho-
dów uwzględniane są koszty zryczałto-
wane. Dotyczy to m.in. takich przypad-
ków, jak uzyskiwanie przychodów ze
stosunku pracy, praw autorskich, zle-
ceń, umów o dzieło itp. Przy czym, ma-
my tu do czynienia zarówno z ryczałta-
mi kwotowymi (koszt, który można
uwzględnić określony jest jako stała
kwota, np. 1 tys. zł), jak i procentowy-
mi (koszt określony jest jako pewien
procent przychodu, np. 20 proc.).
uzyskania przychodu, muszą zostać
spełnione określone warunki. Po pierw-
sze, koszt musi zostać poniesiony przez
podatnika. Po drugie, poniesienie kosztu
powinno służyć osiągnięciu przychodu.
I po trzecie, koszt nie może zostać wymie-
niony w przepisie ustawy o podatku do-
chodowym od osób fizycznych enumera-
tywnie wymieniającym wydatki, których
nie uważa się za koszty uzyskania przy-
chodów (lista ta zawiera około 60 wyłą-
czeń odnoszących się do konkretnych wy-
datków). Jeśli wszystkie trzy warunki zo-
staną spełnione, podatnik musi jeszcze
upewnić się, czy między poniesionym wy-
datkiem a uzyskanym przychodem istnieje
związek przyczynowo-skutkowy. Dopiero
wtedy można mówić o kosztach podatko-
wych.
na nabycie usług – jakie konkretnie świad-
czenia ze strony swojego kontrahenta po-
datnik uzyskał za przekazane mu świadcze-
nie pieniężne. Zatem to na podatniku ciąży
UWAGA
KOSZTY UZYSKANIA
PRZYCHODÓW
Kosztami uzyskania przychodu są wszel-
kie racjonalne i gospodarczo uzasadnio-
ne wydatki związane z prowadzoną
działalnością gospodarczą, których ce-
lem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i za-
chowanie źródła przychodów. Koszty po-
noszone przez podatnika należy oceniać
pod kątem ich celowości, a więc dążenia
do uzyskania przychodów
obowiązek udokumentowania wydatków
w sposób, który pozwoli na obiektywne
ustalenie przesłanek pozwalających na zali-
czenie danego wydatku do kosztów uzyska-
nia przychodów (kosztów podatkowych).
Przepisy mówią o tym, że wydatek
staje się kosztem wówczas, gdy przyczy-
Zwiększenie przychodów
Kosztami uzyskania przychodów są za-
równo koszty bezpośrednio, jak i pośrednio
związane z uzyskiwanymi przychodami,
dotyczące całokształtu działalności podat-
nika, związane z funkcjonowaniem firmy,
jeżeli zostanie wykazane, że zostały w spo-
sób racjonalny poniesione w celu uzyskania
przychodów, a także w celu zachowania al-
bo zabezpieczenia źródła przychodów, tak
aby to źródło przyniosło (przynosiło) przy-
chody także w przyszłości.
Generalną zasadą uznania danego wy-
datku za koszt uzyskania przychodu jest ist-
nienie pomiędzy nim a spodziewanym
przychodem związku przyczynowo-skutko-
wego tego typu, że jego poniesienie ma lub
może mieć wpływ na powstanie lub zwięk-
szenie przychodów. Oznacza to, że, aby
określony wydatek został uznany za koszt
uzyskania przychodów, podatnik musi wy-
kazać nie tylko poniesienie tego wydatku,
ale także istnienie zależności między tym
wydatkiem a możliwością uzyskania przy-
chodu z tego tytułu. W tym celu konieczne
jest w szczególności wykazanie przez po-
datnika, na co dany wydatek został przez
niego poniesiony, w wypadku wydatków
JAK TO ZROBIĆ...
Czy fakt wystawienia comiesięcznej faktury za usługę marketingo-
wą i wypłata wynagrodzenia w określonej wysokości wystarczą do tego, by za-
liczyć wydatki marketingowe do kosztów uzyskania przychodów.
Wydatki związane z marketingiem mogą być kosztem uzy-
skania przychodów ale wystawienie comiesięcznej faktury za usługę mar-
ketingową i wypłata wynagrodzenia – nie świadczą o wykonaniu usługi.
Podatnik powinien wykazać w sposób wiarygodny potwierdzenie ich wy-
konania. Warunkiem zaliczenia wydatków na marketing do kosztów uzy-
skania przychodów jest ich bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego
przychodu. Obowiązek wykazania w oparciu o zgromadzone dowody
związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu obciąża
podatnika. Brak odpowiedniego udokumentowania wydatków i ich związ-
ku przyczynowo-skutkowego z osiąganym przychodem prowadzić będzie
do skutecznego zakwestionowania kosztów uzyskania przychodów.
➤
PODATKI
D
o tego, by dany wydatek stanowił koszt
PROBLEM:
ROZWIĄZANIE:
małego
przedsiębiorcy
4
zeszyt
6
Zasady księgowania kosztów
Ujęciu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów po
stronie wydatków podlegają tylko te wydatki, które stanowią koszt uzy-
skania przychodu.
PODATKI
DZIEŃ PONIESIENIA KOSZTU
Za dzień poniesienia kosztu uzyska-
nia przychodów uważa się dzień,
na który ujęto koszt w księgach ra-
chunkowych (zaksięgowano) na
podstawie otrzymanej faktury (ra-
chunku), albo dzień, na który ujęto
koszt na podstawie innego dowo-
du w przypadku braku faktury (ra-
chunku), z wyjątkiem sytuacji gdy
dotyczyłoby to ujętych jako koszty
rezerw albo biernych rozliczeń mię-
dzyokresowych kosztów.
wej odbywa się przy zastosowaniu
metody kasowej bądź memoriałowej.
Wydatki będące kosztami muszą zostać
odpowiednio zapisane w księdze. Służą
do tego odpowiednie kolumny księgi.
Muszą także być właściwie udokumen-
towane.
się do przychodów danego roku po-
datkowego, a poniesione po zakoń-
czeniu tego roku podatkowego do
dnia:
■
sporządzenia sprawozdania finanso-
wego, zgodnie z odrębnymi przepisa-
mi, nie później jednak niż do upływu
terminu określonego do złożenia ze-
znania, jeżeli podatnicy są obowiązani
do sporządzania takiego sprawozda-
nia, albo
Rozliczanie kosztów w czasie
Rozliczając koszty podatkowe, podat-
nicy prowadzący podatkową księgę
przychodów i rozchodów mają do wybo-
ru dwie metody rozliczania kosztów uzy-
skania przychodów: metodę kasową lub
metodę memoriałową. Metoda kasowa
polega na tym, że podatnicy prowadzący
księgę zaliczają wydatki do kosztów uzy-
skania przychodów w dacie ich poniesie-
nia. Oznacza to:
■
złożenia zeznania nie później jednak
niż do upływu terminu określonego do
złożenia tego zeznania, jeżeli podatni-
cy, zgodnie z odrębnymi przepisami,
nie są zobowiązani do sporządzania
sprawozdania finansowego, są potrą-
calne w roku podatkowym, w którym
osiągnięte zostały odpowiadające im
przychody.
Koszty uzyskania przychodów bezpo-
średnio związane z przychodami, odno-
szące się do przychodów danego roku
podatkowego, a poniesione po dniu zło-
żenia zeznania, są potrącalne w roku po-
datkowym następującym po roku, za
który sporządzane jest sprawozdanie fi-
nansowe lub składane jest zeznanie.
Koszty uzyskania przychodów, inne niż
koszty bezpośrednio związane z przy-
chodami, są potrącalne w dacie ich po-
niesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu
przekraczającego rok podatkowy, a nie
jest możliwe określenie, jaka ich część
dotyczy danego roku podatkowego,
datę obciążenia fakturą, notą czy ra-
chunkiem (niektórzy przyjmują datę
otrzymania zaakceptowania doku-
mentu obciążeniowego);
te będą prowadzone w sposób umożli-
wiający wyodrębnienie kosztów uzyska-
nia przychodów odnoszących się tylko
do tego roku podatkowego. Jednak za
dzień poniesienia kosztu uzyskania
przychodów w przypadku podatników
prowadzących podatkową księgę przy-
chodów i rozchodów uważa się dzień
wystawienia faktury (rachunku) lub in-
nego dowodu stanowiącego podstawę
do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
datę faktycznego dokonania wydatku
w pozostałych przypadkach.
Taka metoda pozwala na regulowanie
podstawy opodatkowania w danym
okresie poprzez dokonanie dodatko-
wych zakupów.
Jednak i w takiej metodzie towary
i materiały obejmowane spisem z natury
są wycofywane z kosztów uzyskania
przychodu w rocznym spisie z natury.
Oznacza to, że wydatki na towar zaku-
piony w ciągu roku zaliczane są do kosz-
tów uzyskania przychodu z chwilą po-
niesienia wydatku. Jeżeli jednak 31
grudnia towary te nadal będą na stanie
magazynowym, to o ich wartość zosta-
nie pomniejszony koszt uzyskania przy-
chodu danego roku. Ten sam koszt bę-
dzie jednak podwyższony o wartość to-
warów, które poprzednio w spisie figu-
rowały, ale w międzyczasie zostały
sprzedane.
Metoda memoriałowa została okre-
ślona w ustawie o PIT, zgodnie z któ-
rą koszty uzyskania przychodów bez-
pośrednio związane z przychodami,
poniesione w latach poprzedzających
rok podatkowy oraz w roku podatko-
wym są potrącalne w tym roku podat-
kowym, w którym osiągnięte zostały
odpowiadające im przychody. Koszty
uzyskania przychodów bezpośrednio
związane z przychodami, odnoszące
Podstawa zapisów w księdze
Podstawą zaliczenia do kosztów uzy-
skania przychodów jest każdorazowo
dokument potwierdzający fakt ponie-
sienia wydatku. Jak wynika z rozporzą-
dzenia ministra finansów z 26 sierpnia
2003 r. w sprawie prowadzenia podat-
kowej księgi przychodów i rozchodów,
podstawą zapisów w księdze są dowody
księgowe, którymi są faktury VAT,
w szczególności faktury VAT marża,
faktury VAT RR, faktury VAT MP, doku-
menty celne, rachunki oraz faktury ko-
rygujące i noty korygujące, zwane dalej
fakturami, odpowiadające warunkom
określonym w odrębnych przepisach.
Podstawą zapisów są też inne dowo-
dy. Z przepisów rozporządzenia wynika,
że podstawą zapisów w księdze są inne
dowody, stwierdzające fakt dokonania
operacji gospodarczej zgodnie z jej rze-
czywistym przebiegiem i zawierające co
najmniej:
■
UWAGA
WYBÓR METODY
ROZLICZANIA
O wyborze metody rozliczania kosz-
tów uzyskania przychodów nie trze-
ba zawiadamiać właściwego naczel-
nika urzędu skarbowego. Metodę ta-
ką można wybrać raz na cały okres
prowadzenia księgi, od rozpoczęcia
działalności (zawiązania spółki) do jej
likwidacji (likwidacji spółki)
wiarygodne określenie wystawcy lub
wskazanie stron (nazwę i adresy)
uczestniczących w operacji gospodar-
czej, której dotyczy dowód,
w takim przypadku stanowią koszty uzy-
skania przychodów proporcjonalnie do
długości okresu, którego dotyczą.
Wszystkie wymienione zasady mają
zastosowanie również do podatników
prowadzących podatkowe księgi przy-
chodów i rozchodów, pod warunkiem że
stale w każdym roku podatkowym księgi
■
datę wystawienia dowodu oraz datę
lub okres dokonania operacji gospo-
darczej, której dowód dotyczy, z tym
że, jeżeli data dokonania operacji go-
spodarczej odpowiada dacie wysta-
Nowa encyklopedia
E
widencja kosztów w księdze podatko-
■
■
Korzystnie rozliczamy koszty
5
DOWODY KSIĘGOWE
dzaje przychodów lub wydatków. Okre-
ślenie to powinno zwięźle oddawać isto-
tę dokonanego zdarzenia gospodarcze-
go, np. zakup blachy, zapłata za niklowa-
nie obręczy, wypłata wynagrodzeń za
dany okres.
Kolumna 10 jest przeznaczona do
wpisywania zakupu materiałów oraz to-
warów handlowych według cen zakupu.
Podatnicy prowadzący działalność kan-
torową w kolumnie tej wpisują miesięcz-
ną kwotę zakupionych wartości dewizo-
wych, wynikającą z ewidencji kupna
i sprzedaży wartości dewizowych.
Kolejna kolumna, 11, jest przeznaczo-
na do wpisywania kosztów ubocznych
związanych z zakupem, np. kosztów do-
tyczących transportu, załadunku i wyła-
dunku, ubezpieczenia w drodze.
W kolumnie 12 wpisuje się natomiast
wynagrodzenia brutto wypłacane pracow-
nikom (w gotówce i w naturze). Wynagro-
dzenia w naturze, jeżeli przedmiotem
Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowo-
du musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogól-
nie przyjętych. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie opera-
cji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest
zobowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu do-
konania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podat-
ku dochodowym od osób fizycznych. Wynik przeliczenia należy zamieścić
w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego
w walucie obcej.
wienia dowodu, wystarcza podanie
jednej daty,
padku osób prowadzących działalność
gospodarczą we własnym mieszkaniu
w kosztach uzyskania przychodów znaj-
dzie się tylko część wydatków poniesio-
nych w związku z eksploatacją tego
mieszkania przypadającą na tę działal-
ność. W tym celu należy sporządzić do-
wody wewnętrzne, które będą określały
wydatki przypadające na działalność go-
■
przedmiot operacji gospodarczej i jego
wartość oraz ilościowe określenie, je-
żeli przedmiot operacji jest wymierny
w jednostkach naturalnych,
podpisy osób uprawnionych do prawi-
dłowego udokumentowania operacji
gospodarczych.
Dowody takie muszą być oznaczone
numerem lub w inny sposób umożliwia-
jący powiązanie dowodu z zapisami księ-
gowymi dokonanymi na jego podstawie.
W niektórych przypadkach dokumen-
ty te stanowią tylko podstawę do sporzą-
dzenia innych dokumentów, stanowią-
cych podstawę zapisów w księdze, jaki-
mi są dowody wewnętrzne.
i
Wpis w kolumnie 14
Kolumna 14 jest przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty wydatków
wykazanych w kolumnach 12–13
spodarczą, i na ich podstawie dokonać
zapisów w podatkowej księdze przycho-
dów i rozchodów.
świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi
wchodzące w zakres działalności gospo-
darczej pracodawcy, wpisuje się według
przeciętnych cen stosowanych wobec in-
nych odbiorców, a w pozostałych przypad-
kach na podstawie cen rynkowych stoso-
wanych przy świadczeniu usług lub udo-
stępnianiu rzeczy lub praw tego samego
rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem
w szczególności ich stanu i stopnia zużycia
oraz czasu i miejsca udostępnienia.
Działalność w mieszkaniu
Na udokumentowanie zapisów
w księdze, dotyczących niektórych kosz-
tów (wydatków), mogą być sporządzone
dokumenty zaopatrzone w datę i podpi-
sy osób, które bezpośrednio dokonały
wydatków (dowody wewnętrzne), okre-
ślające: przy zakupie nazwę towaru oraz
ilość, cenę jednostkową i wartość, a w in-
nych przypadkach przedmiot operacji
gospodarczych i wysokość kosztu (wy-
datku). Dowody te mogą dotyczyć wy-
łącznie wydatków związanych z opłata-
mi za czynsz, energię elektryczną, tele-
fon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie,
w części przypadającej na działalność
gospodarczą, a podstawą do sporządze-
nia tego dowodu jest dokument obejmu-
jący całość opłat na te cele.
Podatnik prowadzący działalność go-
spodarczą we własnym mieszkaniu (lub
domu) musi zgromadzić potrzebne do-
kumenty, które stanowią podstawę do
zaliczenia w koszty poniesionych wydat-
ków. Najczęściej takimi dokumentami
będzie faktura VAT lub dowód opłaty za
poniesione wydatki.
Dopiero tak sporządzone dowody we-
wnętrzne są podstawą zapisów w kolum-
nie 13 Pozostałe wydatki podatkowej
księgi przychodów i rozchodów, o czym
stanowią objaśnienia do księgi. W przy-
Księgowanie kosztów
Zapisy w księdze dokonywane są w ję-
zyku polskim i w walucie polskiej w spo-
sób staranny, czytelny i trwały, na pod-
stawie prawidłowych i rzetelnych dowo-
dów. Każda kolumna księgi podatkowej
jest przeznaczona do wpisywania okre-
ślonych przychodów, wydatków czy in-
nych zdarzeń gospodarczych lub uwag.
Część dotycząca kosztów zaczyna się już
w kolumnie 6, w której należy wpisać ro-
Pozostałe koszty
Kolumna 13 księgi podatkowej jest
przeznaczona do wpisywania pozosta-
łych kosztów (poza wymienionymi
w kolumnach 10–13 lub 10–12 nowej
księgi), z wyjątkiem kosztów, których
zgodnie z art. 23 ustawy o podatku do-
chodowym od osób fizycznych nie uzna-
je się za koszty uzyskania przychodów.
W kolumnie tej wpisuje się w szczegól-
ności takie wydatki, jak: czynsz za lokal,
opłatę za energię elektryczną, gaz, wo-
dę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw,
wydatki dotyczące remontów, amorty-
zację środków trwałych, składki na
ubezpieczenie emerytalne i rentowe
pracowników w części finansowanej
przez pracodawcę, składki na ubezpie-
czenie wypadkowe pracowników, war-
tość zakupionego wyposażenia. Wydat-
ki z tytułu używania niewprowadzone-
go do ewidencji środków trwałych sa-
mochodu osobowego, w tym także sta-
nowiącego własność osoby prowadzą-
WYNAGRODZENIE BRUTTO
Wpisu wynagrodzenia brutto wy-
płacanego pracownikom (w go-
tówce i w naturze) dokonuje się na
podstawie:
■
listy płac lub innych dowodów,
na których pracownik potwier-
dza własnym podpisem kwoty
otrzymanych wynagrodzeń
w gotówce i w naturze, w przy-
padku wypłaty wynagrodzenia
w kasie,
■
innych dowodów, np. dowodu
potwierdzającego przekazanie
wynagrodzenia na rachunek
pracownika, jeżeli wynagrodze-
nie nie jest wypłacane w kasie.
➤
■
[ Pobierz całość w formacie PDF ]