Excel-podstawy, Studia 1, I rok, Informatyka
[ Pobierz całość w formacie PDF ]
//-->Adrian BrűcknerPodstawy obsługi arkusza kalkulacyjnegoPODSTAWY OBSŁUGI ARKUSZA KALKULACYJNEGO1. WstępArkusz kalkulacyjny jest programem służącym do wykonywania wszelkiego rodzajuobliczeń matematycznych, statystycznych, finansowych, tworzenia zestawień, raportów orazprezentacji graficznej danych za pomocą wykresów. Arkusz kalkulacyjny może równieżspełniać rolę prostej bazy danych, umożliwiając wyszukiwanie, sortowanie oraz filtrowanierekordów.Najpopularniejszym arkuszem kalkulacyjnym w środowisku Windows jest MicrosoftExcel, dostępny aktualnie w wersji 2007. Standardowym dokumentem programu Excel jesttak zwanyskoroszyt(plik z rozszerzeniem xlsx, we wcześniejszych wersjach Excela plik zrozszerzeniem xls), składający się standardowo z trzechArkuszy.Arkusz jest tabeląpodzieloną nakomórki,arkusz który aktualnie jest wyświetlony i podlegać może edycjinazywamyarkuszem aktywnym,zmiana arkusza aktywnego odbywa się za pomocąznajdujących się w lewym dolnym rogu okna programu zakładek z nazwami arkuszy. Oknoprogramu Excel prezentuje poniższy rysunek.Pasek formułyKarty poleceńpaska menuOznaczenie kolumnyAktywna komórkaAdres aktywnej komórkiPasek przewijaniaNumer wierszaZakładki arkuszyPasek stanuPrzyciski zmianywidokuRysunek 1 Okno programu Microsoft Excel1Adrian BrűcknerPodstawy obsługi arkusza kalkulacyjnegoW wersji Excel 2007 arkusz składa się z około 16 tysięcy kolumn oraz milionawierszy. Zaznaczoną aktualnie komórkę nazywamykomórką aktywną.Z każdą komórkąarkusza związany jest jej adres, składający się oznaczenia literowego kolumny oraz numeruwiersza. Przykładowo aktywna komórka arkusza przedstawionego na powyższym rysunku maadres „A1”. Dodatkowo adres komórki aktywnej wyświetlany jest po lewej stronie paskaformuły.W górnej części okna program powyżej oznaczeń literowych kolumn arkusza znajdująsię ikony poleceń. Polecenia te są pogrupowane tematycznie dostępne w odpowiednichzakładkach. Umieszczenie kursora myszy na ikonie dowolnego polecenia powodujewyświetlenie krótkiej informacji o jego przeznaczeniu. Fakt ten ilustruje poniższy rysunek:Rysunek 2. Pomoc dotycząca wybranego poleceniaDane w arkuszu kalkulacyjnym przechowywane są w komórkach a wprowadzanekażdorazowo do aktywnej komórki. Mogą to być liczby, napisy i inne umieszczane na stałewyrażenia czy obiekty jak również tak zwane formuły, za pomocą których w arkuszudokonuje się obliczeń. Formułę łatwo zidentyfikować, gdyż zawsze rozpoczyna się znakiemrówności „=”. Jednym z najważniejszych elementów okna arkusza jestpasek formuły.Jest onściśle związany z aktywną komórką, wyświetla zawsze wpis dokonany w aktywnej komórceco oznacza, że w pasku formuły w odróżnieniu od samej komórki podejrzeć możnawprowadzoną tam formułę. W arkuszu poza czasem gdy komórka jest edytowanawyświetlany jest wynik działania formuły, to znaczy wynik odpowiednich obliczeń, pasekformuły pozwala na podgląd samego wyrażenia (formuły), które w komórce zostałoumieszczone. Prosty przykład obrazujący ten mechanizm przedstawia rysunek poniżej.Rysunek 3. Pasek formuły, w którym widoczna jest wprowadzona w komórkę C2 formułaSprawne poruszanie się po arkuszu i przeglądanie jego zawartości może odbywać sięna kilka sposobów. Można w tym celu używać przycisków kursorów na klawiaturze2Adrian BrűcknerPodstawy obsługi arkusza kalkulacyjnego(w prawo, w lewo, w górę, w dół), co każdorazowo powoduje przesunięcie aktywnej komórkio jedną we wskazanym kierunku. W celu przewijania zawartości arkusza w górę lub w dóło jeden ekran używamy przyciskówPage UporazPage Down.Szybkim sposobembezpośredniego skoku do ustalonej komórki jest wpisanie odpowiedniego adresu w polunazwy, a zatem tam gdzie wyświetlony jest adres komórki aktywnej, i zatwierdzenie. Poarkuszu poruszać można się również za pomocą myszy przy użyciu pionowego i poziomegopaska przewijania.2. Wprowadzanie danych i obliczeniaDo komórek arkusza możemy wprowadzać dane w postaci liczb, tekstów oraz formuł,które służą do dokonywania obliczeń. W trakcie wprowadzania danych są one widocznezarówno w aktywnej komórce jak i w pasku formuły. Zmiana komórki aktywnej bądźnaciśnięcie przycisku ENTER powoduje zatwierdzenie danych. Zatwierdzenie wpisupowoduje jego wyświetlenie zgodnie z ustalonym formatem, dodatkowo zatwierdzenieformuły powoduje wyświetlenie w komórce obliczonej wartości. Format komórki określasposób wyświetlania wprowadzonej wartości. Elementem formatowania jest zatem kolori krój czcionki, kolor tła, wyrównanie tekstu w komórce itp. Opcje formatowania dla komórkiaktywnej (bądź zaznaczonych komórek) wyświetlamy na przykład korzystając z menupodręcznego poprzez wybór poleceniaFormatuj komórkiRysunek 4. Formatowanie komórek za pomocą menu podręcznego3Adrian BrűcknerPodstawy obsługi arkusza kalkulacyjnegoIstotnym elementem formatowania jest określenie sposobu wyświetlania liczb. Służydo tego zakładka liczby okna dialogowego wyświetlonego za pomocą poleceniaFormatujkomórki.Przykładowe możliwości formatowania liczb prezentuje poniższy rysunek:Rysunek 5. Formatowanie liczbPrzedstawione tu zostało kilka sposobów formatowania liczby 12,345. W przypadkustosowania formatu liczbowego z 2 miejscami dziesiętnymi wartość została zaokrąglona,format walutowy powoduje takie samo zaokrąglenie z dodaniem po wartości symbolu waluty.Należy zwrócić uwagę, że formatowanie liczb, w szczególności zaokrąglenie ma wpływ tylkona wyświetlanie danych a nie na obliczenia. Obliczenia wykonywane są zawsze nadokładnych wartościach liczbowych umieszczonych w komórkach. Przykładowo liczby 1,5oraz 2,5 zaokrąglone bez miejsc dziesiętnych wyświetlone będą jako 2 oraz 3 a ich sumawyniesie 4.Poprzez formułę rozumiemy wyrażenie pozwalające na dokonywanie obliczeń. WExcelu jest to napis rozpoczynający się znakiem równości „=”. W najprostszym przypadkuformuła może być prostym arytmetycznym wyrażeniem przykładowo postaci „=2+3”, wtakim przypadku zaakceptowana da wynik 5. Wyrażenia arytmetyczne zapisujemy z użyciemoperatorów dodawania (+), odejmowania (-), mnożenia (*), dzielenia(/), potęgowania (^) oraznawiasów sterujących kolejnością wykonania działań. Przykładowo wartość wyrażenia5 2 52133w Excelu obliczymy za pomocą formuły „=(5+2*(5^2)-(1/3))*(3/4)”. Co4bardzo istotne w definicji formuł używać można adresów komórek, co więcej aders komórkipowinniśmy używać zamiast stałej liczbowej w każdym przypadku gdy tylko jest to możliwe.Rysunek 6. Wykorzystanie adresów komórek w formuleFakt ten ilustruje przykład widoczny na powyższym rysunku. W pasku formuły odczytaćmożemy wpisaną formułę „=B1*(1+B2)” co jest o wiele lepszym rozwiązaniem niż wpisanie4Adrian BrűcknerPodstawy obsługi arkusza kalkulacyjnegoformuły „=289*1,22” mimo, iż w tym przypadku obydwie dają identyczny wynik. Istotąużycia adresów komórek w formułach jest ich dynamiczne działanie co oznacza, żew przypadku gdybyśmy zmienili wpisaną w komórkę B1 wartość netto, użycie adresupozwoli na automatyczne przeliczenie formuły, bez jej modyfikacji. Poza prostymiwyrażeniami arytmetycznymi budować możemy znacznie bardziej skomplikowane formułykorzystające z użyciem funkcji predefiniowanych w Excelu. Załóżmy dla przykładu, żedysponujemy ciągiem danych liczbowych dla którego znaleźć chcemy wartość minimalną.Należy w tym celu wprowadzić formułę korzystającą z funkcji MIN. Excel dysponuje ponadsetką funkcji, dlatego szczególnie dla początkujących użytkowników bardzo użytecznymnarzędziem będzie mechanizm wstawiania funkcji. Funkcję w komórkę aktywną wstawiamyprzy użyciu przyciskuznajdującego się po lewej stronie paska formuły. Jego naciśnięciepowoduje otwarcie okna dialogowego widocznego na poniższym rysunku:Rysunek 7. Okno dialogowe wstawiania funkcjiJak możemy zauważyć funkcje zostały tu pogrupowane kategoriami co w istotny sposóbułatwia wybór odpowiedniej funkcji. Dla przykładu z poniższego rysunku wybierzemyfunkcję MIN z kategorii funkcji statystycznych.Rysunek 8. Przykład użycia funkcji w formule5
[ Pobierz całość w formacie PDF ]